Bagian Bagian Surat – Dalam KBBI surat berarti kertas dan sebagainya yang tertulis.
Surat sendiri berfungsi sebagai media komunikasi maupun penyampai informasi kepada orang yang dituju.
Surat resmi merupakan surat formal yang dikeluarkan oleh lembaga-lembaga yang bersangkutan seperti sekolah, kedinasan dan lain sebagainya.
Jenis surat ini juga beranekaragam seperti surat keputusan, undangan dan lain sebagainya.
Bagian-Bagian Surat Resmi Beserta Penjelasannya
Dalam pembuatan surat resmi ini tentu tidak sembarangan, ada beberapa komponen yang harus terdapat di dalamnya.
Untuk kamu yang berkecimpung dalam area surat-menyurat, artikel ini sangat cocok untuk kamu jadikan referensi pembelajaran sebelum menulis surat.
Apa saja bagian-bagian dalam surat resmi tersebut?
1. Kop Surat
Kop adalah bagian paling atas yang harus ada dalam surat resmi.
Komponen-komponen dalam kop surat yaitu :
- Nama lembaga pengirim,
- Logo lembaga pengirim,
- Alamat lembaga pengirim,
- Nomor telepon lembaga pengirim,
- Kode pos dan fax lembaga pengirim (jika ada),
- Alamat email atau website lembaga pengirim (jika ada).
Kop berfungsi sebagai media promosi dari lembaga pengirim surat.
2. Tempat dan Tanggal
Bagian ini berisi tempat lembaga pengirim serta tanggal pengiriman surat, tetapi biasanya tempat surat tidak lagi dituliskan jika sudah terdapat dalam kop.
Penulisan tempat dan tanggal surat juga memiliki beberapa aturan seperti menuliskan kabupaten atau kota lebih awal kemudian menuliskan tanggal, bulan dan tahun.
Contoh:
Medan, 15 Juni 2019
3. Nomor Surat
Nomor surat menjadi komponen terpenting selanjutnya sebab dalam nomor ini berisi informasi tentang nomor urut penulisan surat, kode surat, serta tanggal, bulan dan tahun penulisan.
Pada peletakan nomor ini dapat diletakkan dibawah judul pada surat yang memiliki judul atau di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal.
Nomor ini juga sangat diperlukan dalam pengarsipan sehingga dapat diketahui jumlah surat masuk dan keluar lembaga serta penggolongan klasifikasi penyimpanan surat sesuai jenisnya.
Contoh :
Nomor : 01.003/SMA-KJ/VI/2019
- 01 : Kode nomor surat keluar (01 maka ini merupakan jenis surat keputusan).
- 003 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (003 maka ini merupakan surat ke tiga yang dikeluarkan).
- SMA-KJ : Nama lembaga yang mengeluarkan surat (SMA Kartika Jaya).
- VI : Bulan berjalan dalam angka romawi.
- 2019 : Tahun berjalan.
4. Lampiran yang Disertakan
Pada bagian ini diisikan jumlah dokumen yang dilampirkan bersama surat.
Untuk jumlah dokumen lampiran dibawah 10 maka dapat dituliskan dengan huruf sedangkan jumlah diatas 10 dapat dituliskan dengan bentuk angka.
Untuk surat yang tidak menyertakan lampiran dokumen dapat menggunakan tanda penghubung (-) sebagai informasi tidak ada dokumen yang dilampirkan atau dapat juga ditiadakan.
5. Perihal
Bagian ini berisi informasi tentang hal apa yang terdapat pada surat dan menjadi petunjuk bagi pembaca untuk mengetahui perihal informasi yang terdapat pada surat.
Pada penulisan perihal dituliskan dengan menggunakan huruf kapital pada kata utama dan memberikan tanda titik (.) diakhir perihal tersebut.
6. Alamat Tujuan
Berisi tempat tujuan dan penerima surat.
Dalam pembuatan surat resmi, alamat tujuan dituliskan pada sampul secara lengkap dan pada bagian surat cukup dituliskan secara singkat.
Alamat tujuan surat pun tidak dituliskan secara sembarangan dan harus memperhatikan hal-hal berikut :
- Menggunakan kata Yth sebagai bentuk penghormatan.
- Menggunakan kata Bapak, Ibu atau Saudara/i dengan diikuti nama penerima.
- Tanda titik (.) digunakan hanya untuk singkatan.
- Dianjurkan menggunakan kode post untuk mempermudah pengiriman.
Contoh penulisan alamat dalam tujuan surat :
Yth. Ibu Nur Hafizqi
Kepala Sekolah SMA 2 Percut Sei Tuan
Jalan Gelas No.84
Kabupaten Deli Serdang
7. Salam Pembuka
Salam pembuka berisi kata-kata sapaan pada pembaca sebelum menyampaikan isi surat.
Dituliskan dengan huruf kapital diawal dan diakhiri dengan tanda koma (,).
Contoh :
Dengan hormat,
8. Isi Surat
Isi surat berisi seluruh hal penting yang disampaikan dalam surat.
Isi harus dibedakan menjadi pembuka, bagian inti dan penutup.
Pada pembuka berisi sebagai pengantar pembaca untuk mengetahui informasi yang disampaikan dan terdapat pada alinea pertama isi surat.
Bagian inti berisi pokok masalah atau tujuan inti informasi yang disampaikan melalui surat yang dituliskan secara singkat dan padat.
Penutup berisi kesimpulan, penegasan maupun harapan dan ucapan terimakasih yang menandakan penginformasian melalui surat telah selesai.
9. Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai bentuk penghormatan seperti pada salam pembuka.
Serta memiliki aturan yang sama dengan penulisan salam pembuka.
Contoh ;
Terima kasih,
10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Nama pengirim menggunakan nama lengkap pengirim atau nama orang yang bertanggung jawab atas surat serta menambahkan tanda tangan.
11. Tembusan
Bagian ini menginformasikan pihak atau orang lain yang berhak mendapatkan surat tersebut.
Walaupun menjadi bagian dalam surat resmi, tidak semuanya memiliki tembusan sehingga menjadi opsional.
Contoh :
Tembusan :
- Kepala Sekolah SMA 2 Percut Sei Tuan
- Pembina OSIS SMA 2 Percut Sei Tuan
Dalam pembuatan surat resmi, ke-11 bagian di ataslah yang secara umum semestinya ada.
Namun, dalam penggunaannya disesuaikan dengan format dan kebutuhan yang diperlukan.
Semoga artikel ini bermanfaat sebagai referensi menulis surat resmi.
