Tugas Bendahara – Tugas bendahara memang identik dengan keuangan. Namun, apakah aktivitas hanya berhubungan dengan menerima uang, membelanjakan dan mencatatnya saja? Bukankah, pekerjaan bendahara secara umum adalah melakukan pengelolaan keuangan?
Tugas bendahara tetap dijalankan menurut program yang sudah dibuat pada periode sebelumnya. Tentu di dalamnya tidak hanya termuat soal transaksi keuangan, tetapi juga menjadi regulasi bagaimana bendahara bisa bekerja dengan baik.
Maka dari itu, membuat kisi-kisi program keuangan juga merupakan tugas bendahara. Cukup komplit bukan? Mari disimak yang lebih detail. Namun sebelumnya perlu dikenal terlebih dahulu apa pengertian bendahara dan manfaatnya bagi organisasi.
Pengertian Bendahara
Bendahara merupakan staf kepengurusan harian organisasi yang membidangi segala macam administrasi keuangan sekaligus tata kelola keuangan dari organisasi yang bersangkutan. Jika kantor, ya tata kelola keuangan kantor. Jika bendahara sekolah, ya bertugas sebagai administrasi keuangan sekolah.
Bendahara berada dalam naungan PTPK yang singkatan dari Pelaksana Teknis Pengelolaan Keuangan. Regulasi lengkap dengan pasal-pasal tentang bendahara juga ada di sana.
Menurut PTPK, bendahara adalah unsur di dalam organisasi yang membantu kepala atau ketua untuk melakukan pengelolaan keuangan beserta aktivitas terkait keuangan.
Menurut definisi ini, sudah jelas kalau tugas bendahara tidak hanya mencatat pengeluaran dan pemasukan saja. Lebih jauh dari itu, mereka juga harus ikut membantu merencanakan program keuangan sekaligus melakukan sinergi dengan jabatan lain dalam soal pengadaan.
Baca Juga: Tugas DPD
Manfaat Bendahara
Organisasi akan “bubar” jika tidak ada sistem keuangan yang bagus. Karena tidak dipungkiri, uang adalah ruh setiap perkumpulan selain sumber daya alam, sumber daya manusia dan perangkat yang digunakan.
Maka dari itu, alokasi pendanaan tetap ada. Bahkan untuk perusahaan maupun perkantoran, dibentuk divisi khusus untuk bidang ini yang salah satunya adalah bendahara.
Artinya, bendahara sangat bermanfaat bagi perusahaan maupun kantor. Karena ia ikut membantu melancarkan sistem perusahaan dengan cara mengatur dan membuat program keuangan yang tepat.
Dari tangan mereka, arah keuangan bisa ditentukan. Apakah sudah sesuai dengan kebutuhan, apakah sudah di tabung, apakah laporan keuangan rapi dan sebagainya. Maka dari itu, seorang bendahara tetap dibutuhkan oleh organisasi apapun.
Baca Juga: Tugas DPRD
Tugas Bendahara
Setelah mengetahui pengertian dan manfaat seorang bendahara, baru tugas bendahara harus dipelajari. Ini penting agar dalam beraktivitas, tidak ada pekerjaan yang tertinggal atau terlewatkan. Ini juga bisa dijadikan dasar idealisme, untuk bendahara selalu bekerja sesuai fungsi dan tugasnya.
1. Menyusun RAPBO
Tugas bendahara yang pertama adalah melakukan penyusunan RAPBO. Ini adalah singkatan dari Rencana Anggaran Pengeluaran Belanja Organisasi. Biasanya ini dibuat untuk satu tahun. Karena di tahun berikutnya, akan dilakukan pembuatan rancangan yang baru.
Jika rancangan ini sudah dibuat, bendahara tidak akan bingung ketika ada kebutuhan uang di luar program. Karena ia tinggal melihat esensi kebutuhan tersebut dengan yang ada di rancangan. Jika lebih penting yang di luar program, maka poin di rancangan tinggal dihapus dan digantikan kebutuhan tersebut.
Dari sini sudah terlihat jelas fungsi dari penyusunan RAPBO. Bahkan, bisa dikatakan, program satu tahun ke depan akan rusak, jika cara menyusun rancangan ini tidak tepat.
Atas dasar itu, cara membuat RAPBO harus sudah dikuasai terlebih dahulu oleh para calon bendahara. Jika pun, saat masa kuliah diajarkan, maka harus dipraktekkan secara sungguh-sungguh ketika sudah bekerja. Karena ini merupakan citra bendahara apakah bisa bekerja atau sebaliknya.
2. Membuat Pembukuan Selama Satu Tahun
Jika RAPBO sudah dibuat bukan berarti tugas bendahara selesai. Mereka masih harus membuat pembukuan untuk satu tahun. Format juga harus diisi dengan benar. Karena nantinya, data pengeluaran dan pemasukan uang akan di-input ke dalam pembukuan tersebut.
Sesungguhnya tugas yang kedua ini, merupakan tindak lanjut dari tugas yang pertama yaitu penyusunan rancangan Program Belanja Organisasi. Cuma perbedaannya, ini tidak lagi dalam bentuk rencana, tetapi sudah penyusunan draf yang akan dimasukkan program sesuai RAPBO yang telah dibuat.
Artinya, jika RAPBO sudah selesai digarap, pembuatan pembukuan sekaligus input programnya sudah lebih mudah. Bahkan, tinggal copy paste saja. Sedangkan nominal, bentuk transaksi bisa dimasukkan pasca transaksi tersebut sudah selesai dilakukan.
3. Menginformasikan Kondisi Kas
Tugas bendahara yang selanjutnya ialah menginformasikan data jumlah kas terbaru. Ini bendahara sampaikan kepada pihak di atasnya, yaitu ketua atau Kabid keuangan. Kecuali, memang ada kesepakatan informasi disampaikan di forum pengurus, maka bendahara bisa menyampaikan di pertemuan tersebut.
Biasanya, setelah disampaikan kepada pimpinan, baru jajaran pengurus yang lain diberitahukan informasi tersebut. Sedangkan penyampaiannya bisa ketua bisa juga bendahara yang bersangkutan.
Sistem di atas biasanya dianut organisasi atau lembaga berskala kecil seperti sekolah, organisasi massa, kelompok tani dan selainnya. Sedangkan organisasi besar sekelas perusahaan, biasanya laporan bendahara langsung kepada ketua atau pimpinan tanpa melibatkan direksi yang setara dengannya.
Apapun sistem pelaporan kas organisasi, bendahara tetap bertanggungjawab pada tugas tersebut. Maka dari itu, dia harus bisa menjelaskan kondisi kas keuangan kepada pimpinan dengan tepat.
Baca Juga: Tugas Komisi Yudisial
3. Menjaga dan Menyimpan Bukti Transaksi
Seorang bendahara bertanggung jawab untuk semua transaksi keuangan yang melibatkan organisasi. Baik yang berupa aktivitas pengeluaran maupun pemasukan. Maka dari itu, bukti transaksi keuangan harus dijaga dan dikelola dengan baik. Karena itu merupakan pertanggungjawaban moral yang besar untuk perusahaan maupun organisasi yang menaunginya.
Selain itu, kecermatan menyimpan data bukti transaksi menjadi poin bagus bendahara yang bersangkutan di depan ketua. Sehingga bukan tidak mungkin, promosi kenaikan jabatan bisa diberikan kepadanya. Selain itu, jika di kemudian hari ada petugas pengawas keuangan datang untuk melakukan audit, maka data-data keuangan sudah siap dan tinggal ditunjukkan saja.
Maka dari itu, bendahara yang sadar tugasnya, bisa menjadi penyelamat organisasi jika di kemudian hari ada masalah terkait keuangan. Dengan syarat sang bendahara memang bekerja dengan jujur.
4. Penagih Piutang Organisasi
Hal yang paling beresiko merusak keuangan organisasi adalah hutang. Maka dari itu, bendahara harus sigap ketika menagih hutang tersebut. Minimal mengutus bawahannya sebagai petugas khusus untuk menjalankannya.
Ini biasanya dilakukan oleh bendahara di organisasi yang tidak terlalu luas. Cakupannya pun terkadang hanya internal perkumpulan, seperti tagihan koperasi anggota, biaya BPJS dinas, hutang penggunaan Kas Bidang dan masalah hutang piutang yang lainnya.
Sedangkan untuk perusahaan, biasanya sudah ada petugas khusus yang tidak diangkat oleh bendahara perusahaan, tetapi oleh pimpinan divisi personalia. Profesi debt collector masuk ke dalam kategori ini. Sebagai tenaga profesional untuk menyelesaikan hutang piutang perusahaan.
Sudah dijelaskan di muka, kalau organisasi akan hancur jika sistem keuangannya kocar-kacir. Maka dari itu, peran bendahara sangat vital sebagai pengatur keuangan perusahaan dan perkumpulan sejenisnya.
Karena itu, menjadi bendahara yang baik, tidak asal melamar dan bekerja. Tetapi, tugas bendahara harus dikuasainya dengan benar. Karena jika salah, selain perusahaan bangkrut, jerat hutang bahkan pidana juga bisa dialaminya.
