Pengertian Surat Resmi – Penggunaan surat pribadi mungkin memang sudah jarang kita temukan sekarang ini. Namun tidak dengan berbagai jeni surat resmi, dimana masih menjadi kebutuhan yang tidak bisa dihindarkan oleh berbagai pihak. Penggunaan surat resmi masih tetap dipertahankan, tentunya dengan alasan tertentu.
Surat resmi pada umumnya digunakan oleh pihak tertentu, seperti lembaga, organisasi, perusahaan atau badan usaha, namun juga bisa digunakan oleh perseorangan. Walaupun digunakan oleh pribadi atau perseorangan, tujuan dari surat resmi tentu berkaitan dengan urusan resmi kepada pihak bersangkutan. Misalnya saja surat pengunduran diri dari jabatan digunakan perseorangan, namun untuk tujuan resmi.
Pada dasarnya, tujuan surat resmi adalah untuk bertukar informasi. Informasi dimaksud mungkin memang bisa disampaikan melalui komunikasi elektronik yang sekarang ini banyak kita temukan dan sangat memudahkan kita dalam berkomunikasi. Namun untuk beberapa alasan, surat tetap komunikasi yang digunakan.
Walaupun penyampaian informasi melalui surat resmi mungkin akan sedikit lambat, namun surat memiliki benda fisik dan bisa dijadikan bukti otentik di kemudian hari. Maka dari itu, surat – surat yang dikirimkan dan diterima pada umumnya akan disimpan untuk jangka waktu tertentu sebelum dilakukan pemusnahan dokumen.
Lantas, apa pengertian surat resmi, dan bagaimana tata cara menulis surat resmi yang baik dan benar?.
Pengertian Surat Resmi
Pengertian Surat Resmi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan resmi, baik oleh perusahaan atau badan usaha, instansi pemerintahan, lembaga, organisasi, dan individual. Jadi, surat resmi tidak selamanya digunakan oleh kelompok tertentu, namun juga bisa oleh pihak individu atau perseorangan.
Untuk anda yang sudah bekerja dan bertugas di bagian tata usaha, tentu sudah tidak asing lagi dengan berbagai jenis surat resmi yang sering digunakan. Penggunaan surat resmi tergantung dari pihak yang menggunakannya. Misalnya perusahaan akan cenderung menggunakan surat resmi niaga atau surat untuk perdagangan.
Lantas, benarkan surat ini bisa dipergunakan oleh perseorangan?. Tentu saja bisa karena ada juga beberapa surat perseorangan yang bisa dikategorikan sebagai jenis surat resmi. Beberapa di antaranya adalah surat lamaran kerja, surat pengunduran diri, surat permohonan rekomendasi, surat pernyataan, dan berbagai jenis surat lainnya. Jadi, ada begitu banyak jenis surat resmi yang mungkin akan kita butuhkan, walaupun kurang kita sadari.
Baca Juga: Contoh Surat Keterangan Sakit
Bagian – Bagian Surat Resmi
Setelah mengetahui pengertian surat resmi, lantas bagaimana cara membuat surat resmi yang baik dan benar?. Tentu saja anda harus mengetahui struktur penulisan surat resmi terlebih dahulu. Dengan demikian, akan jauh lebih mudah untuk mengonsep surat resmi sesuai dengan kebutuhan.
Selain memperhatikan penggunaan bahasa baku, struktur surat resmi juga perlu sekali untuk diperhatikan. Setiap informasi penting harus tercantum pada surat yang dikirimkan kepada pihak lain. Namun karena sudah memiliki struktur yang jelas, maka sebenarnya bukanlah hal yang terlalu susah untuk menulis surat resmi. Anda pun bisa memperhatikan struktur surat resmi di bawah ini.
- Kop Surat, merupakan kop surat dari kelompok yang mengirimkan surat, baik itu perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, maupun organisasi.
- Nama Kota dan Tanggal, merupakan kota dimana surat itu diterbitkan dan pada tanggal berapa.
- Nomor Surat, merupakan penomoran surat yang digunakan, yang biasanya sudah memiliki format dan urutan yang teratur.
- Lampiran, jangan lupa juga untuk menuliskan lampiran jika anda melampirkan dokumen tertentu pada surat tersebut.
- Perihal, berisikan keterangan atau ringkasan singkat dari surat tersebut, seperti udangan rapat, pesanan barang, penawaran barang, permintaan penawaran, pemberitahuan, dan lain sebagainya.
- Tujuan, merupakan nama atau pihak yang dituju dari surat tersebut, bisa merupakan perseorangan ataupun kelompok tertentu.
- Salam Pembuka, bisa anda isi dengan kalimat Dengan Hormat ataupun ucapan Assalamualaikum.
- Isi Surat, pada bagian ini anda bisa menerangkan dengan rinci mengenai informasi yang ingin anda sampaikan pada surat tersebut. Usahakan untuk memberikan informasi sedetail mungkin, namun tetap singkat, padat, dan jelas maksud dan tujuannya.
- Salam Penutup, biasanya berupa ucapan terimakasih dan harapan agar pihak yang dituju menindaklanjuti maksud dan tujuan dari surat tersebut.
- Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan dari seorang pimpinan, ataupun pejabat yang ditunjuk.
- Stempel, merupakan stempel dari pengirim surat, baik itu perusahaan, instansi pemerintahan, organisasi, dan lembaga.
Baca Juga: Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan
Contoh Surat Resmi
Ada banyak jenis dan contoh surat resmi yang mungkin akan anda butuhkan. Apakah itu karena anda memang bekerja mengurusi urusan surat menyurat, atau karena anda mendapat tugas sekolah atau tugas kuliah untuk menulis surat. Maka dari itu, perlu adanya inspirasi atau referensi untuk menulis surat resmi seperti apa.
Sebenarnya ada banyak jenis dan contoh surat resmi yang bisa anda tulis. Dan sebagai bahan pertimbangan atau bahan inspirasi, berikut adalah beberapa jenis surat resmi yang bisa anda gunakan.
- Surat Resmi Penawaran
- Surat Resmi Pesanan
- Surat Pemberitahuan
- Surat Undangan
- Surat Niaga
- Surat Rekomendasi
Jadi ada begitu banyak jenis surat ini yang bisa anda tulis, tergantung dari topik yang akan anda tulis jika anda sudah bekerja. Sementara untuk anda yang masih sekolah atau kuliah, bisa mempertimbangkan jenis surat mana yang paling cocok untuk anda kerjakan. Semoga sedikit penjelasan ini bisa memberikan manfaat untuk anda sekalian.
