Pengertian Surat Resmi Perusahaan

Pengertian Surat Resmi Perusahaan – Setiap perusahaan tentu akan membutuhkan berbagai media komunikasi, salah satunya adalah surat resmi. Perusahaan yang merupakan badan usaha memang tidak bisa terlepas dari penggunaan surat resmi. Berbagai jenis surat digunakan oleh perusahaan, yang pada umumnya disebut dengan surat niaga.

Perusahaan tidak hanya menggunakan surat resmi sebagai media komunikasi eksternal, namun juga untuk komunikasi internal. Beberapa contoh diantaranya surat pemberitahuan libur kepada karyawan, surat undangan rapat untuk para staff, surat undangan kegiatan untuk staff dan karyawan, dan berbagai jenis surat resmi lainnya.

Sementara untuk komunikasi eksternal, perusahaan biasanya sering menggunakan surat bisnis atau surat dagang. Surat ini merupakan surat yang bertujuan untuk menjalin kerjasama degan perusahaan lain ataupun dengan pihak lain. Isi dari surat inipun dipastikan mengenai bisnis, baik itu surat pesanan, penawaran, permintaan penawaran, dan beberapa jenis lainnya.

Surat niaga hanya sebagian dari berbagai macam surat resmi yang digunakan oleh perusahaan. Lantas, apa pengertian surat resmi perusahaan?, dan bagaimana tata cara menulis surat niaga yang baik dan benar?.

Pengertian Surat Resmi Perusahaan

Pengertian Surat Resmi Perusahaan adalah surat yang digunakan oleh suatu perusahaan untuk berkomunikasi secara resmi, baik komunikasi internal maupun eksternal. Bagi anda yang bekerja bagian tata usaha perusahaan tentu sudah tidak asing dengan penggunaan surat resmi perusahaan.

Ada banyak media komunikasi elektronik yang bisa kita gunakan sekarang ini. Namun khusus urusan resmi, berbagai perusahaan tidak bisa meninggalkan penggunaan surat resmi. Hal ini dikarenakan surat memiliki benda fisik dan bisa disimpan sebagai arsip perusahaan untuk jangka waktu tertentu.

Alhasil, surat resmi perusahaan bisa dijadikan sebagai bukti otentik jika terjadi masalah di kemudian hari. Salah satu contoh adalah penggunaan surat resmi perusahaan berupa surat pesanan. Untuk menghindari kesalahan pengiriman barang , maka sebaiknya menggunakan surat resmi. Jika ternyata terjadi kesalahan pengiriman, maka anda bisa menunjukkan salinan surat pesanan anda sebagai bukti.

Untuk komunikasi internal juga demikian, salah satunya adalah penggunaan surat undangan rapat. Untuk bisa menyampaikan jadwal dan tempat rapat secara detail, maka anda bisa menggunakan surat undangan rapat, dibandingkan hanya mengundang secara lisan saja.

Baca Juga: Contoh Surat Resmi Perusahaan

Bagian Bagian Surat Resmi Perusahaan

Setelah mengetahui pengertian surat resmi perusahaan, lantas bagaimana tata cara membuat surat resmi perusahaan yang baik dan benar?. Pertama sekali tentu anda harus mengetahui struktur penulisan surat resmi. Dengan demikian, akan lebih mudah mengonsep surat resmi perusahaan sesuai kebutuhan dan keinginan.

Bukan hanya penggunaan bahasa baku, namun anda juga harus memperhatikan berbagai struktur penulisan surat resmi perusahaan di bawah ini.

1. Kop Surat Perusahaan, merupakan kop surat dari perusahaan yang menerbitkan surat tersebut.
2. Nama Kota dan Tanggal, merupakan nama kota dimana surat tersebut diterbitkan dan juga tanggal penerbitan surat.
3. Nomor Surat, merupakan penomoran sistematis dan berurut dari suatu perusahaan.
4. Perihal, merupakan topik singkat yang dibahas atau topik informasi yang ingin disampaikan pada surat tersebut.
5. Lampiran, bagian ini bisa anda kosongkan jika memang tidak ada lampiran berkas lain. Namun jika anda melampirkan sesuatu berkas, maka sebaiknya mengisi bagian lampiran.
6. Tujuan Surat, merupakan pihak yang dituju oleh surat tersebut, baik itu untuk tujuan internal maupun tujuan eksternal.
7. Salam Pembuka, biasanya anda bisa mengisi bagian ini menggunakan kalimat Dengan Hormat, ataupun ucapan Assalamualaikum.
8. Isi Surat, merupakan bagian terpenting pada sebuah surat. Pada bagian ini anda bisa menjelaskan secara singkat mengenai informasi yang ingin anda sampaikan, namun harus tetap padat dan jelas.
9. Salam Penutup, merupakan ucapan terimakasih dan harapan untuk kerjasama dari pihak yang dituju surat tersebut.
10. Nama dan Tanda Tangan, merupakan nama dan tanda tangan pimpinan perusahaan ataupun pejabat/staff yang ditunjuk oleh pimpinan.
11. Stempel, merupakan stempel resmi perusahaan untuk mengesahkan surat tersebut dan berguna juga sebagai identitas pengirim surat.

Baca Juga: Contoh Surat Izin Sekolah

Contoh Surat Resmi Perusahaan

Ada banyak jenis jenis surat resmi perusahaan yang seringkali digunakan, mulai dari surat internal dan juga surat eksternal. Berbagai jenis surat resmi perusahaan ini memiliki tujuan yang berbeda beda, tergantung jenis dan isi surat. Tujuan surat internal perusahaan tentu akan berbeda dengan tujuan surat eksternal perusahaan, begitu juga sebaliknya.

Untuk anda yang ingin menulis surat perusahaan, mungkin saja membutuhkan ide berupa jenis jenis surat perusahaan. Anda kemudian bisa memilih jenis mana yang paling cocok untuk anda kerjakan, lalu mengembangkannya menjadi sebuah surat yang utuh dan baik. Berikut adalah beberapa jenis surat resmi perusahaan yang seringkali digunakan.

1. Surat Pesanan
2. Surat Penawaran
3. Surat Permintaan Penawaran
4. Surat Konfirmasi Pembayaran
5. Surat Penolakan Pesanan
6. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
7. Surat Penagihan Pembayaran
8. Surat Undangan Rapat Perusahaan

Beberapa contoh surat resmi perusahaan diatas hanyalah sebagian saja. Masih ada banyak jenis surat lain yang digunakan untuk keperluan niaga atau perdagangan. Begitu juga untuk urusan komunikasi internal, ada banyak sekali jenis surat yang digunakan.