Sistem Otomatisasi Kantor

Sistem Otomatisasi Kantor – Dalam tata usaha perkantoran, ada banyak hal yang harus dikerjakan. Baik dikerjakan secara manual, maupun dengan bantuan teknologi yang sekarang ini sudah berkembang pesat. Untuk meningkatkan efisiensi di berbagai bidang, maka sistem otomatisasi kantor tentu akan sangat dibutuhkan.

Sistem otomatisasi kantor lebih condong ke sistem komunikasi formal maupun informal dalam perkantoran. Adapun tujuannya tentu tidak lain dari meningkatkan produktivitas, baik dari sisi waktu, biaya, dan juga tenaga yang dikeluarkan untuk bisa bertukar informasi yang penting.

Berkat perkembangan teknologi yang semakin canggih, maka sistem otomatisasi perkantoran juga sudah semakin meningkat. Salah satu contoh yang mungkin sering dipergunakan adalah penggunaan video conference, dimana teknologi ini memungkinkan komunikasi secara langsung tanpa batasan waktu dan tempat.

Pengertian Sistem Otomatisasi Kantor

Pengertian Sistem Otomatisasi Kantor adalah sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja, dan organisasi.

Pengertian sistem otomatisasi tersebut diatas sejalan dengan pendapat dari O’Brien (1996) yang juga memberikan pendapat mengenai sistem otomatisasi perkantoran.

Otomatisasi perkantoran berawal dari tahun 1960, dimana IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin TIK listriknya. Pada tahun 1964 ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST), yakni mesin ketika yang dapat mengetik kata – kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

Kata “otomatisasi” ini memiliki arti penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. Jadi otomatisasi perkantoran pada dasarnya merupakan pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis, terutama komputer.

Tidak hanya dalam dunia perkantoran, namun teknologi ini juga sebenarnya sudah sering kita pergunakan dalam kehidupan sehari – hari. Misalnya saja video call dengan orang lain, ataupun mengirimkan foto, mengirimkan video, ataupun file berkas/dokumen lainnya melalui jaringan sosial media.

Tujuan Sistem Otomatisasi Perkantoran

Menggunakan teknologi yang berkembang saat ini tentu akan butuh biaya. Misalnya saja penggunakan komputer atau laptop dalam perusahaan, dimana akan membutuhkan anggaran lumayan besar bagi setiap pegawai administrasi.

Walaupun harus mengeluarkan biaya, tapi perusahaan dan kantor pada umumnya tidak akan berpikir panjang menggunakan teknologi tersebut. Kenapa demikian?, tentu saja karena ada beberapa tujuan yang diinginkan dengan menggunakan teknologi sistem otomatisasi kantor.

Pada intinya, tujuan otomatisasi perkantoran adalah untuk meningkatkan produktivitas kerja. Tujuan sistem otomatisasi kantor tersebut bisa dicapai melalui.

1. Meminimalkan Biaya, komputer tidak akan menggantikan peranan manusia, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan Masalah Lebih Cepat, sistem otomatisasi kantor memungkinkan komunikasi dengan lebih baik diantara para manajer jika ingin berunding untuk memecahkan masalah tertentu, tanpa batasan waktu dan tempat.
3. Sebagai Pelengkap, sistem otomatisasi perkantoran tidak akan bisa menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional atau percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya, melainkan menjadi pelengkap untuk semua kegiatan tersebut.
4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, satelit, dan lain sebagainya untuk bisa mendapatkan kemudahan dalam berkomunikasi.
5. Memperbaharui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, dengan menggunakan teknologi dalam sistem otomatisasi perkantoran ini, maka karyawan akan dimungkinkan untuk memproses lebih banyak dokumen dengan lebih baik dan lebih cepat.

Selain beberapa tujuan sistem otomatisasi kantor diatas tersebut, juga memiliki tujuan lain, yakni.

1. Mengurangi jumlah kebutuhan staff
2. Pendapatan yang lebih tinggi, namun dengan biaya yang lebih rendah
3. Meningkatkan efektivitas dan produktivitas pekerjaan kantor
4. Mampu memberikan data yang akurat, sehingga mempermudah manajemen dalam membuat keputusan bisnis yang tepat

Manfaat Sistem Otomatisasi Kantor

Sistem otomasi kantor atau otomatisasi perkantoran memiliki kaitan yang sangat erat dengan berbagai komponen yang dimiliki perusahaan. Manfaat otomatisasi perkantoran untuk Sekretaris misalnya saja penanganan dan proses input data hingga distribusi data. Dengan memanfaatkan teknologi, maka pekerjaan bisa dilakukan dengan lebih optimal.

Sistem otomasi kantor digunakan oleh semua pihak yang berada pada suatu kantor, mulai dari pimpinan tertinggi hingga staff administratif paling bawah. Semuanya tentu akan merasakan manfaat dari penerapan sistem otomatisasi perkantoran.

Adapun beberapa manfaat sistem otomatisasi kantor yang bisa didapatkan adalah sebagai berikut.

1. Memudahkan pembuatan informasi, memindahkan, serta merawat informasi dan data tersebut
2. Mempercepat pengelolaan data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih cepat, efisien, serta dapat meminimalisir kesalahan dalam input data
3. Meletakkan landasan yang kuat untuk integritas informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan lebih baik.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran untuk Manajer untuk manajer juga tentu akan semakin mudah mengatur ataupun memanage semua pekerjaan yang harus diselesaikan karyawan atau staff-nya.

Macam Macam Sistem Otomatisasi Kantor

Tidak terbatas pada komunikasi ataupun pengolahan kata (word processing), teknologi dalam sistem otomatisasi perkantoran sudah berkembang dengan pesat. Adapun macam – macam otomatisasi kantor sekarang ini adalah sebagai berikut.

1. Sistem Komunikasi Elektronik, sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi, misalnya e-mail, viocemail, faximile, dan buletin board sistem.
2. Sistem Kolaborasi Elektronik, sistem yang tidak tidak terbatas hanya pada pertukaran komunikasi, tetapi juga bagaimana informasi digunakan untuk bekerja sama. Contohnya adalah teleconference atau telecommuting.
3. Sistem Publikasi Elektronik, yakni penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak.
4. Sistem Pengolahan Imej Elektronik, merupakan sistem penyimpanan data yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali.
5. Sistem Pengolahan Kantor, yakni sistem kantor otomatis yang mendukung orang – orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas kerja mereka.
6. Sistem Elektronik Formal, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis dan diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
7. Sistem Elektronik Informal, sistem yang tidak direcanakan atau tidak diuraikan secara tertulis. Sistem ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri.

Aplikasi Sistem Otomatisasi Perkantoran

Ada banyak jenis penggunaan ataupun pengaplikasian sistem otomasi kantor yang sering dipergunakan dalam sebuah kantor. Mulai dari apa yang bisa diaplikasikan oleh pegawai administratif, hingga yang digunakan oleh pimpinan tertinggi.

Berikut di bawah ini beberapa aplikasi sistem otomatisasi kantor yang umum.

1. Pengolahan Kata (Word Processing), menggunakan peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketika atau cetak. Alhasil, komunikasi bisa dilakukan secara tertulis agar lebih efisien.
2. Surat Elektronik (Electronic Mail), menggunakan jaringan internet yang memungkinkan para pengguna mengirim, menyimpan, dan menerima pesan – pesan dengan menggunakan komputer. Sistem ini memberikan solusi dari beberapa kekurangan yang tidak bisa dilakukan dengan telepon konvensional.
3. Voice Mail, kurang lebih sama dengan electronic mail. Perbedaanya adalah voice mail mengirimkan rekaman suara, bukan dengan mengetiknya.
4. Kalender Elektronik (Electronic Calendering), merupakan penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengingatkan acara yang telah ditetapkan oleh atasan.
5. Konferensi Audio ( Audio Conferencing), penggunaan peralatan komunikasi suara untuk meghubungkan beberapa orang dengan tujuan melakukan konferensi.
6. Konferensi Video (Video Conferencing), penggunaan signal audio dan video sekaligus. Terdapat 3 jenis konferensi audio video yang bisa digunakan, yakni video satu arah dan audio satu arah, video satu arah dan audio dua arah, serta video dan audio dua arah.
7. Konferensi Komputer (Computer Conferencing), penggunaan jaringan komputer yang mampu melakukan pertukaran informasi.
8. Faximile Transmission (Fax), penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan/copu di perangkat tujuan.
9. Video Text, penggunaan komputer untuk menampilkan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi. Contoh penggunaanya adalah pada aplikasi Microsoft Power Point, yang digunakan untuk presentasi atau slide show.
10. Image Storage and Retrieval, penyimpanan dokumen dengan volume yang besar. Dalam hal ini bisa menggunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche yang mampu mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan oleh dokumen kertas hingga 97%.
11. Dekstop Publishing, pencetakan dokumen yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh type setter. Contoh kecilnya adalah penggunaan printer dalam pembuatan surat.
12. Spread Sheet, penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk mengolah data. Dalam hal ini dibutuhkan sebuah web browser, untuk menampilkan halaman web, misalnya Internet Explorer, Chrome, Opera, dan lain sebagainya.

Dalam ilmu manajemen perkantoran, tentu saja sistem otomatisasi kantor akan sangat diperlukan. Manajemen yang baik harus sejalan dengan sistem otomasi perkantoran untuk bisa meningkatkan produktivitas dan efektivitas bekerja.