Membuat To Do List

Membuat To Do List – Mungkin masih banyak orang yang melakukan pekerjaan sehari – hari dengan kurang efektif. Walaupun sudah merencanakan sesuatu hal, namun anda mungkin saja melupakannya sehingga rencana tersebut terlewatkan. Maka dari itulah penting sekali membuat to do list, sebagai pengingat atau reminder rencana.

Membuat daftar tugas bisa untuk jangka harian, mingguan, atau bahkan bulanan. Anda bisa bebas menentukan pekerjaan mana yang harus diprioritaskan dan tidak. Anda bisa mencoret semua pekerjaan yang sudah terlewatkan dari daftar tugas sehari – hari.

Jika anda merasa pekerjaan belum produktif, maka membuat daftar tugas mungkin sesuatu hal yang sangat layak untuk dicoba. Dengan membuat daftar tugas, maka anda tidak akan melupakan pekerjaan yang harus dilakukan lagi, bisa fokus, dan menambah semangat untuk menyelesaikan semua pekerjaan.

Tips Membuat To Do List

Membuat to do list yang menarik bukanlah hal yang susah. Namun usahakan membuatnya di note atau catatan yang memang anda bawa kemana – mana dan mudah ditemukan. Alhasil, anda pun bisa memeriksa to do list setiap saaat dan mencoret mana saja pekerjaan yang sudah diselesaikan.

Namun yang paling penting adalah komitmen untuk menyelesaikan semua daftar tugas yang sudah anda buat. Tentu akan sia – sia saja jika anda tidak melaksanakan daftar – daftar tugas yang sudah dibuat. Anda bisa melakukan satu persatu dari daftar tugas, sambil mencoret daftar tugas yang sudah dilaksanakan.

Melihat coretan dari setiap list yang sudah terlaksana, seharusnya semangat anda akan semakin bertambah untuk berhasil mencoret semua daftar. Itu artinya jika anda harus menyelesaikan semua daftar tugas yang sudah anda buat sendiri. Di bawah ini beberapa tips yang perlu anda perhatikan dalam membuat to do list.

Baca Juga: Perbedaan Invoice Dan Kwitansi

1. Membuat To Do List di Malam Hari

Malam hari adalah waktunya beristirahat untuk sebagian besar orang dan keesokan harinya akan memulai aktivitas sebagaimana biasanya. Namun malam hari adalah waktu yang sangat tepat bagi anda untuk membuat to do list yang harus diselesaikan keesokan harinya.

Waktu yang sangat efektif di malam hari dalam membuat daftar tugas. Anda pun bisa memikirkan dengan matang – matang, mana pekerjaan yang harus diselesaikan besok dan diprioritaskan dibandingkan pekerjaan lain.

Bangun di pagi hari sudah saatnya untuk bersiap – siap bekerja ataupun melaksanakan kegiatan sehari – hari. Alhasil, akan kurang efektif bagi anda jika ingin membuat daftar tugas pada pagi harinya dikarenakan harus terburu – buru dengan berbagai persiapan.

2. Hanya Cantumkan Pekerjaan yang Sudah Pasti Terlaksana

Jangan mencantumkan pekerjaan atau aktivitas yang sekiranya masih belum pasti untuk anda kerjakan. Membuat to do list memang mudah, namun adalah hal yang susah untuk melaksanakannya secara konsisten. Tidak ada gunanya memenuhi to do list dengan berbagai macam aktivitas, namun pada akhirnya tidak dilaksanakan.

Untuk itu, anda harus bisa memikirkan dengan matang – matang mana tugas yang paling penting dan bisa dikerjakan keesokan harinya. Jika masih ragu, sebaiknya tidak perlu dicantumkan pada daftar tugas yang anda buat.

Misalnya saja anda ingin melakukan 3 aktivitas, yakni membuat laporan keuangan kantor, menemui klien, dan membuat surat tugas untuk karyawan. Namun dari ketiga tugas tersebut, pembuatan surat tugas masih bisa dikerjakan lusa, sementara kedua tugas lainnya harus selesai besok hari.

Jika tidak memiliki cukup waktu atau masih kurang persiapan, maka membuat surat tugas masih bisa ditunda, dan sebaiknya tidak perlu mencantumkan tugas tersebut pada to do list harian anda.

Jika anda memaksakan diri untuk membuat surat tugas tersebut, mungkin saja anda akan merasa tertekan. Merasa gagal mengerjakan semua tugas, bisa saja membuat anda kurang semangat untuk melaksanakan tugas lainnya.

3. Membuat Daftar Tugas dengan Batasan

Setiap orang memiliki batasan waktu dan kemampuan masing – masing. Jangan memaksakan diri sendiri untuk melakukan banyak tugas sekaligus pada hari yang sama, jika memang sebagian tugas tersebut masih bisa ditunda. Hal ini juga penting agar anda tidak merasa terbebani.

Saat membuat to do list harian, anda perlu mengingat semua daftar yang sudah dibuat tersebut. Selain lebih susah mengingatnya, anda juga akan merasa lebih berat untuk menyelesaikan semua tugas di hari yang sama.

Jika anda memang memiliki beberapa tugas penting yang harus segera diselesaikan, maka bisa menulisnya di catatan lain. Setelah anda menyelesaikan semua tugas di besok harinya, barulah kemudian masukkan daftar tugas yang lain untuk hari berikutnya.

4. Membuat To Do List dengan Rinci

Semakin jelas semua tugas yang anda rencanakan, maka akan semakin mudah melaksanakannya. Tidak tertutup kemungkinan jika anda malah akan merasa bingung dengan daftar tugas yang sudah anda buat sendiri, dikarenakan kekurangan informasi atau kejelasan.

Misalnya saja anda ingin membuat laporan keuangan kantor keesokan harinya. Untuk lebih jelasnya, anda bisa mencantumkan juga informasi mengenai laporan keuangan periode apa yang harus anda kerjakan, apakah laporan mingguan atau bulanan.

Semakin detail tugas yang anda tuliskan, maka akan semakin mudah mengerjakannya tanpa harus membuat waktu untuk berpikir mengenai tugas tersebut. Hal ini akan menghemat waktu anda dan juga membuat pikiran yang lebih santai.

5. Masukkan Informasi Penting Pada Daftar Tugas

Tips ini memiliki hubungan dengan poin di atas. Namun tips membuat to do list yang satu ini bukan hanya mengenai pekerjaan, melainkan juga informasi lainnya yang berhubungan dengan pekerjaan anda. Adapun informasi tersebut mungkin saja berkaitan dengan orang lain.

Misalnya anda ingin membuat laporan keuangan minggu, namun masih ada data penjualan di tangan kasir dan belum anda terima. Anda pun bisa mencantumkan nama dan nomor telepon kasir tersebut. Dengan demikian, akan lebih mudah bagi anda untuk mengumpulkan semua informasi yang harus dimasukkan dalam laporan.

Keesokan harinya sebelum membuat laporan keuangan mingguan tersebut, maka anda pun sudah bisa langsung meminta kasir untuk menyiapkan laporan penjualan dimaksud, sembari anda melakukan pekerjaan lainnya.

6. Perkirakan Waktu Untuk Setiap Tugas

Sebagaimana kami jelaskan diatas tadi, setiap orang memiliki batasan waktu yang dimiliki. Untuk itu, sangat penting bagi anda membuat to do list yang dilengkapi dengan perkiraan waktu yang akan dihabiskan untuk menyelesaikan setiap tugas.

Dengan demikian, anda akan tahu berapa total waktu yang anda habiskan untuk menyelesaikan semua tugas. Jika sekiranya tidak mencukupi, maka anda bisa menunda pekerjaan yang belum terlalu mendesak, untuk dilakukan hari berikutnya.

Selain itu, manajemen waktu anda juga akan lebih baik. Anda akan terpacu untuk menyelesaikan setiap tugas sesuai dengan target waktu yang anda perkirakan sendiri. Anda juga akan terhindar dari aktivitas yang kurang penting saat melaksanakan tugas.

7. Membuat Urutan Prioritas Setiap Tugas

Setiap tugas yang harus dikerjakan keesokan hari tentu memiliki prioritas masing – masing. Mana pekerjaan yang paling penting, maka sebaiknya dilakukan pertama kali, baru kemudian melanjutkan pekerjaan lainnya.

Dalam hal ini, anda bisa mengurutkan daftar tugas sesuai prioritas masing – masing. Untuk tugas nomor 1, cantumkan tugas paling penting atau mendesak, selanjutnya tugas nomor 2 mengikuti, dan nomor terakhir adalah tugas yang paling tidak mendesak.

Dengan demikian, secara tidak langsung anda akan terhipnotis untuk melaksanakan tugas yang ada di urutan pertama lebih dulu, baru kemudian ke urutan kedua dan selanjutnya. Jika tidak membuat urutan, maka waktu anda akan terbuang lagi hanya untuk mencari mana pekerjaan yang paling mendesak dan tidak.

8. Membuat To Do List dengan Kalimat Perintah

Jika dipikirkan dengan matang – matang, maka membuat daftar tugas sama saja dengan memerintah diri sendiri. Malam hari anda memerintahkan diri sendiri dan keesokan harinya adalah waktu untuk melaksanakan semua perintah tersebut.

Untuk itu, alangkah baiknya jika anda menggunakan kalimat perintah dalam membuat daftar tugas yang harus dikerjakan. Secara tidak langsung, anda memberikan ketegasan pada diri sendiri untuk menuntaskan semua tugas.

Misalnya saja anda ingin membuat laporan keuangan mingguan. Daripada menulis “Laporan Keuangan Mingguan”, lebih baik menulis “Buatlah Laporan Keuangan Mingguan” di daftar tugas. Secara tidak langsung otak akan lebih mudah memproses pekerjaan apa yang harus dikerjakan.

9. Hapus Tugas yang Tidak Terlaksana

Tidak tertutup kemungkinan jika anda gagal melaksanakan satu atau dua tugas yang sudah anda buat sendiri di daftar tugas. Mungkin saja dikarenakan tugas tersebut memang kurang penting, atau karena anda tidak memiliki waktu.

Jika memang tugas tersebut tidak terlalu penting, maka hapus saja dari to do list hari berikutnya, jangan dimasukkan lagi. Jika sebenarnya sangat penting, maka alangkah baiknya tugas tersebut segera anda selesaikan secepat mungkin.

Walaupun pekerjaan tersebut tidak terlalu penting, akan kurang baik tetap mencantumkannya pada daftar tugas. Mungkin saja anda akan merasa gagal melaksanakan tugas, padahal tugas tersebut sebenarnya tidaklah terlalu penting.

10. Membuat To Do List dengan Rutin

Daftar tugas yang harus dikerjakan setiap harinya seharusnya tidak akan sama. Apa yang harus anda kerjakan hari ini, mungkin akan berbeda dengan apa yang harus anda kerjakan besok hari, begitu juga untuk hari – hari selanjutnya.

Maka dari itu, hindari membuat to do list harian yang sama untuk dilakukan selama seminggu, atau bahkan satu bulan. Dinamika kehidupan dan pekerjaan tentu akan mewajibkan anda untuk melaksanakan sebagian tugas yang berbeda setiap harinya.

Cukup luangkan waktu selama 5 – 15 menit sebelum tidur untuk membuat daftar tugas yang harus dikerjakan keesokan harinya. Lakukan hal tersebut secara rutin setiap malam, untuk menganalisa tugas yang harus dikerjakan besok hari.

11. Gunakan Tanda Untuk Tugas yang Sudah Selesai

Anda tentu akan menyelesaikan pekerjaan satu persatu, hingga semuanya selesai dikerjakan. Akan sulit bagi anda mengerjakan semua tugas sekaligus, sekalipun merupakan tugas ringan. Namun setelah selesai mengerjakan satu tugas, sebaiknya berikan tanda pada daftar tugas tersebut.

Anda bisa menggunakan tanda checklist ataupun coretan. Misalnya saja anda sudah menyelesaikan pembuatan laporan keuangan, maka bisa memberikan tanda checklist di sampingnya, ataupun mencoret tugas tersebut.

Dengan demikian, anda akan dimudahkan untuk mengetahui mana pekerjaan yang sudah selesai dan mana yang belum. Jika anda memiliki hanya 2 atau 3 tugas saja, mungkin tidak akan terlalu berpengaruh karena anda bisa mengingatnya dengan mudah.

Namun jika ada banyak tugas yang harus dikerjakan, maka tanda tersebut akan sangat membantu anda. Terutama untuk tugas – tugas kecil dan memakan waktu yang hanya sedikit, tanda ini sangatlah penting.

Baca Juga: Pemicu Anak Flu

Cara Membuat To Do List

Membuat daftar tugas harian ataupun mingguan, bahkan bulanan tentu bukanlah hal yang terlalu sulit. Anda bisa membuat daftar tugas tersebut pada noted atau catatan yang memang sekiranya selalu anda bawa saat beraktivitas.

Dengan demikian, anda bisa membuka to do list kapan pun dan dimana pun. Jika anda lupa mengenai detail pekerjaan yang harus dilakukan, maka anda bisa membukanya sewaktu – waktu.

Namun di zaman modern sekarang ini, smartphone sudah menjadi barang yang sangat sulit dipisahkan dari setiap orang, bahkan saat beraktivitas sekalipun. Maka dari itu, alangkah baiknya jika anda membuat to do list yang menarik di smartphone, yang selalu anda bawa kemana saja.

Ada banyak aplikasi to do list yang tersedia di Play Store untuk Android ataupun di App Store untuk iOS. Salah satunya adalah Google Tasks yang tersedia di kedua platform OS smartphone terbesar di dunia, Android dan iOS.

Google sendiri sudah merilis artikel mengenai cara menggunakan Google Tasks, untuk memudahkan penggunanya dalam memaksimalkan fitur dan manfaat dari aplikasi ini.

Ada banyak keunggulan yang dimiliki oleh aplikasi ini, misalnya mengelola tugas dimana saja anda berada, menambahkan detail setiap tugas dan membuat sub tugas, melihat tugas dari email, memonitor batas waktu setiap tugas, bahkan memberikan anda notifikasi agar tidak melewatkan tugas.

Membuat to do list yang menarik memang mudah, namun melaksanakannya tidaklah semudah membuatnya. Dibutuhkan komitmen untuk menyelesaikan setiap tugas yang sudah anda buat sendiri. Jika tidak, maka akan sia – sia saja anda membuat daftar tugas tersebut.