Manajemen Kearsipan

Manajemen Kearsipan – Setiap kantor tentu memiliki arsip yang harus dikelola atau disimpan dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang. Arsip – arsip yang disimpan harus bisa ditemukan dengan mudah dan cepat ketika dibutuhkan di kemudian hari. Untuk itulah manajemen kearsipan sangat dibutuhkan dalam mengelola semua arsip.

Pada dasarnya, arsip dibedakan menjadi dua jenis, yakni arsip transaksi dan referensi. Arsip transaksi terdiri dari cek, dokumen pemesanan, pembelian, bon, dan sebagainya. Sementara arsip referensi terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akte perusahaan, dan lain sebagainya.

Arsip yang paling membutuhkan manajemen baik adalah pengarsipan surat. Ada banyak tata cara mengarsip surat masuk dan keluar, namun pada umumnya hanya digunakan satu jenis saja pada kantor atau bagian tertentu dalam kantor. Kelima sistem arsip tersebut adalah sistem abjad, sistem subjek/perihal, tanggal, wilayah, dan nomor.

Pengertian Kearsipan/Records Management

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009, Pengertian Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikiasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Sementara berdasarkan kutipan dari wikipedia, Pengertian Kearsipan atau Records Management adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Sistem kearsipan ini dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting.

Dikarenakan banyaknya dokumen yang dibutuhkan suatu kantor, maka penyimpanan dokumen harus bisa ditata dengan baik dan benar. Alhasil, manajemen kearsipan adalah cara yang paling tepat, tentunya jika dikerjakan dengan baik oleh pegawai yang bertugas.

Arsip pada instansi pemerintahan diatur menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip. Sementara untuk organisasi swasta diatur masing masing, dengan memperhatikan 3 aspek, yakni;

1. Aspek Hukum. Dokumen yang mempunyai kaitan dengan hukum, misalnya akte perusahaan.
2. Aspek Peraturan Perusahaan. Misalnya kuitansi dan laporan keuangan perusahaan. Biasanya disimpan untuk jangka waktu yang panjang, sebagaimana peraturan perusahaan.
3. Aspek Administratif. Misalnya surat lamaran, surat penawaran, yang disimpan selama masih memiliki nilai administratif.

Baca Juga: Cara Mengarsip Surat

Tujuan Manajemen Kearsipan

Pengelolaan arsip bisa menjadi pekerjaan yang mudah, namun bisa menjadi pekerjaan yang sangat susah. Terutama jika arsip yang dimiliki sangat beraneka ragam, tentunya membutuhkan keahlian khusus dalam mengelolanya.

Sebagian kantor memiliki departemen khusus yang menangani kearsipan, namun ada juga kantor yang menerapkan pengelolaan arsip di masing – masing bagian/departemen. Berdasarkan Undang – Undangan tentang Kearsipan, manajemen kearsipan dibedakan menjadi 2 jenis yakni pengelolaan arsip dinamis dan statis.

Pengelolaan arsip dinamis bertujuan menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dengan memenuhi persyaratan: andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria yang ditetapkan.

Selain itu, petugas yang menangani pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

Sementara pengelolaan arsip statis dilaksanakan dengan tujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban bagi kehidupan berorganisasi, bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Lantas, apa tujuan manajemen kearsipan dalam sebuah kantor?, berikut ulasanya;

1. Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi yang dimiliki.
2. Mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dihasilkan.
3. Menetapkan dan menjamin mekanisme kontrol berkenaan dengan penciptaan arsip, dengan tujuan mencegah penciptaan arsip yang tidak kurang perlu.
4. Menyederhanakan aktivitas, sistem, dan proses penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip.
5. Menjamin preservasi dan penyusutan arsip sesuai dengan ketentuan.
6. Menjamin perhatian dan pengarahan yang berkelanjutan terhadap arsip sejak awal penciptaan sampai dengan akhir penyusutan.

Fungsi Manajemen Kearsipan

Pengelolaan arsip dalam sebuah kantor bukanlah pekerjaan yang mudah, tergantung dari banyaknya arsip yang dimiliki. Adapun fungsi manajemen kearsipan dibagi menjadi 2 jenis, yakni fungsi manajemen dan fungsi operasional.

1. Fungsi Manajemen, yang dimaksud antara lain yaitu perencanaan, pengorganisian, staffing, pengarahan, penggerakan, dan pengawasan yang dilakukan terhadap fungsi – fungsi operasional kearsipan.
2. Fungsi Operasional, yakni pengelolaan arsip statsi yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses.

Selain itu, manajemen arsip juga memberikan manfaat untuk petugas yang bertanggung jawab mengelola arsip. Adapun manfaat manajemen kearsipan yang baik dan benar bagi petugas kearsipan, yakni;

1. Memudahkan dalam penyimpanan segala dokumen – dokumen yang penting.
2. Memudahkan petugas kearsipan untuk menemukan kembali dokumen yang disimpan apabila dibutuhkan di kemudian hari.
3. Membantu petugas kearsipan dalam menangani dan mengontrol dokumen yang terlalu banyak, dengan cara mengarsipkannya dan melakukan penyusutan, serta pemusnahan sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan.

Manfaat – manfaat tersebut bisa dirasakan petugas kearsipan jika manajemen kearsipan sudah dijalankan dengan baik dan benar. Jika tidak, maka sistem pengarsipan tidak akan banyak membantu, terutama dalam pencarian kembali dokumen yang dibutuhkan di kemudian hari.

Jenis Jenis Arsip

Arsip bukanlah hanya dokumen berupa surat masuk dan surat keluar. Arsip meliputi semua dokumen yang terdapat pada sebuah kantor, terlepas dari penting atau tidaknya dokumen tersebut. Arsip dibedakan menjadi beberapa jenis, yakni;

Jenis jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya, yakni :

1. Arsip Berupa Lembaran Kertas, yakni surat, kuitansi, faktur, dan lain sebagainya
2. Arsip Berupa Non Lembaran Kertas, yakni disket, flash disk, cd, dvd, dan lain sebagainya.

Jenis jenis arsip berdasarkan subjek atau isinya, yakni :

1. Arsip Keuangan (Financial Record), arsip yang berkaitan dengan masalah keuangan, seperti kuitansi, giro, cek.
2. Arsip Inventaris (Inventory Record), arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris, seperti catatan tentang jumlah barang, merk, ukuran, dan harga.
3. Arsip Kepegawaian (Personal Record), arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi.
4. Arsip Pemasaran (Sales Record), arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan, seperti daftar pelanggan dan daftar penjualan barang.
5. Arsip Produksi (Production Record), arsip yang berhubungan dengan masalah produksi, seperti arsip tentang jenis bahan baku dan jenis alat yang digunakan.
6. Arsip Keuangan, seperti daftar gaji karyawan, surat bukti pembayaran, laporan keuangan.

Jenis jenis arsip berdasarkan pemiliknya, yakni :

1. Arsip Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia dan Arsip Daerah.
2. Arsip Swasta, meliputi arsip yang dimiliki oleh organisasi swasta ataupun perusahan swasta.

Jenis jenis arsip berdasarkan sifat kepentingannya, yakni :

1. Arsip Rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu, misalnya daftar hasil penilaian pegawai.
2. Arsip Sangat Penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selamanya, misalnya naskah proklamasi.
3. Arsip Penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa akan datang, misalnya surat perjanjian, laporan keuangan, daftar gaji, dan surat keputusan.
4. Arsip Biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu, misalnya surat lamaran kerja.
5. Arsip Tidak Penting, yakni arsip yang hanya memiliki kegunaan informasi, misalnya surat undangan.

Jenis jenis arsip berdasarkan fungsinya, yakni :

1. Arsip Dinamis, yakni arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari – hari.
2. Arsip Statis, yakni arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari – hari.

Jenis jenis arsip berdasarkan keasliannya, yakni :

1. Arsip Asli, yakni dokumen yang langsung dari mesin ketik, cetakan printer, dengan tanda tangan dan cap legalisasi yang asli.
2. Arsip Tembusan, disebut sebagai dokumen kedua, ketiga, dan seterusnya yang dibuat bersama dokumen asli, tetapi ditujukan kepada pihak lain selain penerima dokumen asli.
3. Arsip Salinan, yakni dokumen yang dibuat tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi sama atau sesuai dengan isi dokumen asli.
4. Arsip Petikan, yakni dokumen yang berisi sebagian dari dokumen asli.

Jenis jenis arsip berdasarkan tingkat pengelolaan, yakni :

1. Arsip Pusat, yakni arsip yang disimpan di pusat organisasi, misalnya Arsip Nasional di Jakarta ataupun arsip pusat suatu perusahaan.
2. Arsip Unit, yakni arsip yang berada di unit tertentu dalam organisasi, misalnya Arsip Nasional Sumatera Utara ataupun arsip departemen keuangan suatu perusahaan.

Jenis jenis arsip berdasarkan nilai kegunaanya, yakni :

1. Arsip Sejarah, misalnya laporan tahunan, foto peristiwa, laporan kegiatan.
2. Arsip Keuangan, misalnya kuitansi, laporan keuangan, bukti pembayaran.
3. Arsip Ilmiah, misalnya hasil penelitian.
4. Arsip Pendidikan, misalnya karya ilmiah, jurnal, program pembelajaran, kurikulum.
5. Arsip Administrasi, misalnya surat keputusan, uraian tugas, ketentuan perusahaan.
6. Arsip Hukum, misalnya akte tanah, akte kelahiran, surat kuasa, akte perusahaan.
7. Arsip Informasi, misalnya surat undangan, pengumuman, memo.

Jenis jenis arsip berdasarkan kekuatan hukumnya, yakni :

1. Arsip Otentik, yakni arsip yang memiliki tanda tangan asli sebagai tanda keabsahan arsip tersebut.
2. Arsip Tidak Otentik, yakni arsip yang tidak memiliki tanda tangan asli dalam dokumenya (biasanya berupa fotokopi atau penggandaan lainnya dari dokumen yang asli).

Baca Juga: Jenis Jenis Rapat

Kesimpulan

Pengelolaan arsip atau manajemen kearsipan sudah seharusnya dilaksanakan dengan baik di setiap kantor. Ada sangat banyak jenis arsip yang memiliki nilai penting di kemudian hari dan dibutuhkan kembali.

Dengan sistem manajemen kearsipan yang baik, maka pencarian kembali dokumen yang dibutuhkan akan jauh lebih mudah dan cepat. Untuk itu, peranan dan kecakapan petugas kearsipan sangat dibutuhkan dalam menangani pengelolaan arsip.