Contoh Surat Undangan Dinas – Semua instansi pemerintahan tentunya akan sering menggunakan undangan. Begitu juga halnya dengan lembaga pemerintahan hingga lembaga pendidikan seperti sekolah, tidak terlepas dari penggunaan surat tersebut.
Adapun tujuan surat undangan dinas adalah sebagai pemberitahuan dan pengingat bagi orang lain mengenai kegiatan tertentu yang harus dihadiri. Dalam hal ini, bisa digunakan dalam satu organisasi, ataupun ditujukan kepada organisasi lain.
Secara garis besar, isi surat undangan dinas terdiri dari jenis kegiatan atau acara yang akan dilakukan, tempat pelaksanaan, waktu, dan juga beberapa informasi penting lainnya terkait acara dimaksud.
Sebagaimana surat resmi pada umumnya, maka contoh surat undangan haruslah menggunakan kop surat, menggunakan bahasa baku, dan juga memiliki isi yang singkat, namun harus padat dan jelas.
Contoh Surat Undangan Dinas
Menulis contoh surat undangan dinas bukanlah hal yang terlalu susah, terutama jika anda sudah mengetahui struktur atau unsur – unsurnya. Terutama untuk anda yang bekerja di bidang surat menyurat, tentu sudah terbiasa dengan jenis surat yang satu ini.
Namun untuk anda yang masih baru pertama ataupun untuk siswa dan mahasiswa sebagai bahan tugas, maka beberapa contoh surat undangan dinas di bawah ini bisa anda pergunakan sebagai referensi.
1. Contoh Surat Undangan Dinas Resmi Pemerintahan
Penggunaan berbagai jenis surat resmi pada instansi pemerintahan tentu tidak akan bisa ditinggalkan, termasuk surat undangan dinas. Ketika ingin mengundang pihak internal ataupun eksternal dari instansi, maka tentu saja melalui undangan resmi.
Salah satu topik yang seringkali menjadi isi adalah undangan rapat. Baik itu rapat internal ataupun rapat dengan pejabat dari instansi lain. Untuk lebih jelasnya, anda bisa melihat contoh surat undangan dinas resmi pemerintah di bawah ini.
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Kota Medan Provinsi Sumatera Utara
Jl. Pageran Diponegoro No. 123, Medan
Telp. 061-123456; Fax. 061-123456
Medan, 10 Mei 2019
Nomor : 123/Disdik/05/2019
Perihal : Undangan Rapat
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMA/SMK
Se-Kotamadya Medan
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan selesainya penyelenggaraan Ujian Nasional Tahun Ajaran 2018/2019, maka dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMA/SMK Se-Kota Medan untuk menghadiri rapat sekaligus melaporkan hasil pelaksanaan Ujian Nasional yang akan diselenggarakan pada :
| Hari/Tanggal | : | Senin/20 Mei 2019 |
| Pukul | : | 09.00 – 11.00 WIB |
| Tempat | : | Aula Dinas Pendidikan Kota Medan |
Mengingat pentingnya rapat dan laporan hasil Ujian Nasional ini, maka kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu semuanya tepat pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Kepala Dinas Pendidikan Kota Medan,
Anton Syahputra.
NIP. 1223985 3266 2363.
Baca Juga: Contoh Surat Undangan Pengajian
2. Contoh Surat Undangan Dinas Kepada Komite Sekolah
Peranan aktif dari para pengurus komite sekolah merupakan hal penting untuk setiap sekolah. Alhasil, pihak sekolah pun harus melibatkan komite sekolah dalam berbagai hal, seperti pengambilan keputusan misalnya.
Untuk menghormati para pengurus komite sekolah, tentunya akan dilakukan dengan mengundang secara resmi. Anda pun bisa menggunakan contoh surat undangan dinas kepada komite sekolah di bawah ini.
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN & KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 1 MEDAN
Jl. Pendidikan No. 123, Medan
Telp. 061 – 123456; Fax : 061-123456
Email : sman1medan@gmail.com
Medan, 20 Mei 2019
Nomor : 123/SMAN1/05/2019
Perihal : Undangan Rapat
Kepada Yth,
Bapak Muhammad Ilham
Kepala Komite Sekolah & Anggota
di Tempat
Dengan hormat,
Berdasarkan agenda tahunan SMA Negeri 1 Medan terkait Penerimaan Siswa Baru untuk Tahun Ajaran Baru 2019/2020, maka perlu berbagai persiapan untuk kelancaran hal tersebut.
Sehubungan dengan hal tersebut, ada banyak hal yang harus dirundingkan terlebih dahulu terkait Penerimaan Siswa Baru. Dan untuk itu, bersama ini kami bermaksud mengundang Bapak Ketua Komite Sekolah & Anggota untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :
| Hari/Tanggal | : | Senin/01 Juni 2019 |
| Waktu | : | Pukul 09.00 – 11.00 WIB |
| Tempat | : | Ruang Rapat SMA Negeri 1 Medan |
Demi kelancaran rapat dan pembahasan mengenai Penerimaan Siswa Baru Tahun Ajaran 2019/2020, maka kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak Ketua Komite Sekolah dan Anggota dalam rapat tersebut.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Medan,
Drs. Anton Syahputra.
NIP. 4328532 2356 2398.
3. Contoh Surat Undangan Dinas Rapat Sekolah
Sebuah sekolah dimpimpin oleh kepala sekolah. Namun tidak berarti jika semua keputusan ada di tangan kepala sekolah. Pemimpin yang baik tentunya akan menampung pendapat dari para guru, tentang sesuatu hal yang berkaitan dengan sekolah.
Misalnya saja untuk memasuki Tahun Ajaran Baru, dimana setiap sekolah harus mempersiapkan banyak hal. Seorang kepala sekolah pun bisa mengirimkan surat undangan dinas rapat sekolah kepada guru di bawah ini untuk membahas hal tersebut.
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN & KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 1 MEDAN
Jl. Pendidikan No. 123, Medan
Telp. 061 – 123456; Fax : 061-123456
Email : sman1medan@gmail.com
Medan, 20 Mei 2019
Nomor : 123/SMAN1/05/2019
Perihal : Undangan Rapat
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Guru Sekolah
SMA Negeri 1 Medan
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka menyambut Tahun Ajaran Baru 2019/2020, maka persiapan Kurikulum beserta pembagian guru harus segera diselesaikan sebelum kesibukan Penerimaan Siswa Baru.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka dengan ini kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu Guru Sekolah untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :
| Hari/Tangga; | : | Selasa/10 Juni 2019 |
| Pukul | : | 09.00 – 11.00 WIB |
| Tempat | : | Ruang Rapat |
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Wakil Kepala Sekolah Bagian Kurikulum
SMA Negeri 1 Medan,
Drs. Muhammad Ilham.
NIP. 32634532 6236 2353.
4. Contoh Surat Undangan Dinas Rapat Perusahaan
Berbagai perusahaan atau badan usaha selalu melakukan rapat secara berkala, yang tentunya didominasi oleh rapat internal. Walaupun maih dalam ruang lingkup internal, alangkah baiknya untuk tetap bekerja secara resmi dan sesuai dengan peraturan.
Dalam merencanakan rapat, tentunya tidak terlepas dari pemberitahuan kepada para peserta rapat untuk bisa mempersiapkan diri. Anda pun bisa menggunakan contoh surat undangan dinas perusahaan di bawah ini sebagai referensi.
PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : majujayasejahtera@gmail.com
Website : majujayasejahtera.com
Medan, 20 Mei 2019
Nomor : 123/MJS/05/2019
Perihal : Undangan Rapat Evaluasi
Kepada Yth,
Kepala Departemen Produksi
PT. Maju Jaya Sejahtera
di Tempat
Dengan hormat,
Tingginya permintaan pesanan dari para pelanggan membuat perusahaan harus menyeimbangkan permintaan dengan jumlah produksi setiap harinya. Menaikkan jumlah kapasitas produksi barang pun harus kita lakukan demi bisa memenuhi permintaan para konsumen.
Sehubungan dengan hal tersebut, penting adanya melaksanakan rapat untuk membahas kesiapan Departemen Produksi dalam menaikkan kapasitas produksi barang dan merencanakan segala sesuatunya mengenai hal tersebut. Untuk itu, bersama ini kami mengundang Bapak untuk bisa hadir pada rapat yang akan dilaksanakan pada :
| Hari/Tanggal | : | Senin/27 Mei 2019 |
| Waktu | : | Pukul 09.00 – 11.00 WIB |
| Tempat | : | Ruang Rapat |
Mengingat pentingnya rapat ini, maka diharapkan kehadiran Bapak tepat pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Direktur PT. Maju Jaya Sejahtera,
Anton Syahputra.
5. Surat Undangan Dinas Dalam Bahasa Inggris
Penggunaan surat undangan dinas dalam bahasa Inggris mungkin akan sangat jarang kita temukan. Namun untuk siswa dan mahasiswa, bisa saja mendapat tugas untuk mengonsep jenis surat yang satu ini.
Tentu saja menulisnya akan lebih susah dibandingkan undangan berbahasa Indonesia. Namun anda tidak perlu khawatir, karena di bawah ini adalah contoh surat undangan dinas dalam bahasa Inggris beserta terjemahannya yang bisa anda pergunakan.
PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : majujayasejahtera@gmail.com
Website : majujayasejahtera.com
Medan, May 20, 2019
Number : 123/MJS/05/2019
Subject : Meeting Invitation
To :
Mr. Muhammad Ilham
Head of Financial Section
PT. Maju Jaya Sejahtera
With Respect,
Given the implementation of the bazaar was already completed, so we need a financial report that is used for the purposes of the bazaar. It is very important to prevent the existence of a misuse of corporate funds for the sake of personal interest or group.
In connection with this, then together we invite you to be present at the meeting which will be held on :
| Day/Date | : | Monday/May 28, 2019 |
| Time | : | 10.00 – 12.00 |
| Place | : | Meeting Room |
So we pass on this invitation, on attention and presence we say thank you.
Sincerely,
Director of PT. Maju Jaya Sejahtera,
Anton Syahputra.
Terjemahan Contoh Surat Undangan Dinas Dalam Bahasa Inggris
Setelah membaca undangan dinas dalam bahasa Inggris tersebut diatas, mungkin tidak semua yang mengerti akan artinya. Maka dari itu, di bawah ini adalah terjemahan dari surat tersebut diatas dalam bahasa Indonesia.
PT. MAJU JAYA SEJAHTERA
Jl. Mahameru No. 123, Medan
Telp. 061-123456, Email : majujayasejahtera@gmail.com
Website : majujayasejahtera.com
Medan, 20 Mei 2019
Nomor : 123/MJS/05/2019
Perihal : Undangan Rapat
Kepada Yth,
Bpk. Muhammad Ilham
Kepala Bagian Keuangan
PT. Maju Jaya Sejahtera
Dengan hormat,
Mengingat pelaksanaan bazar sudah selesai dilaksanakan, maka kami membutuhkan laporan keuangan yang digunakan untuk keperluan bazaar tersebut. Hal ini sangat penting dilakukan untuk mencegah adanya penyalahgunaan dana perusahaan demi kepentingan pribadi atau kelompok.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka bersama ini kami mengundang bapak untuk bisa hadir pada rapat yang akan dilaksanakan pada :
| Hari/Tanggal | : | Senin/29 Mei 2019 |
| Waktu | : | 10.00 – 12.00 |
| Tempat | : | Ruang Rapat |
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Direktur PT. Maju Jaya Sejahtera,
Anton Syahputra.
6. Contoh Surat Undangan Kegiatan Sekolah
Berbagai kegiatan seringkali dilakukan, baik untuk kegiatan akademik maupun kegiatan non akademik. Dalam kegiatan tersebut, bisa saja pihak sekolah mengharapkan partisipasi dan kehadiran para orang tua/wali siswa.
Maka dari itu, sekolah pun bisa mengundang orang tua/wali murid secara resmi, sebagai bentuk profesionalitas dari lembaga pendidikan. Di bawah ini adalah contoh surat undangan dinas kegiatan sekolah yang bisa anda pergunakan.
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN & KEBUDAYAAN
SMA NEGERI 1 MEDAN
Jl. Pendidikan No. 123, Medan
Telp. 061 – 123456; Fax : 061-123456
Email : sman1medan@gmail.com
Medan, 20 Mei 2019
Nomor : 123/SMAN1/05/2019
Perihal : Undangan Partisipasi
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa
SMA Negeri 1 Medan
di Tempat
Dengan hormat,
Sebagaimana umumnya dalam merayakan ulang tahun sekolah, maka kami dari pihak SMA Negeri 1 Medan juga akan melakukan kegiatan dalam merayakan Ulang Tahun SMA Negeri 1 Medan yang ke-50, yang jatuh pada tanggal 29 Mei 2019 mendatang.
Salah satu kegiatan yang kami lakukan adalah memberikan sedikit bantuan untuk para kaum yang lebih membutuhkan, dan kami berharap Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa bisa berpartisipasi untuk memberikan bantuan. Sehubungan dengan hal tersebut, bersama ini kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua/Wali siswa untuk menghadiri acara tersebut yang akan dilaksanakan pada :
| Hari/Tanggal | : | Senin/29 Mei 2019 |
| Waktu | : | Jam 09.00 – 14.00 WIB |
| Acara | : | Perayaan Ulang Tahun Sekolah |
| Tempat | : | Lapangan SMA Negeri 1 Medan |
Besar harapan kami kirannya Bapak/Ibu bisa ikut berpartisipasi dan meringankan sedikit beban para kaum yang lebih membutuhkan.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian, kehadiran, serta partisipasi dari Bapak/Ibu sekalian, kami mengucapkan banyak terimakasih.
Hormat Kami,
Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Medan,
Drs. Anton Syahputra.
NIP. 3298562398 3262 6236.
Baca Juga: Pengertian Surat Lamaran Kerja
7. Contoh Format Surat Undangan Dinas
Ada banyak jenis undangan dinas, dan ada banyak juga pihak yang menggunakannya. Namun semua contoh tersebut pada umumnya tidak jauh berbeda dan tetap menggunakan kaidah penulisan surat resmi, yakni bahasa yang baku.
Maka dari itu, di bawah ini kami akan memberikan satu contoh format surat undangan dinas rapat sekolah untuk para guru.
(KOP SURAT)
(Kota dan Tanggal)
Nomor : . . . . . . . . . . . . . . . . .
Perihal : . . . . . . . . . . . . . . . . .
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Guru
. . . . . . . . . . . . . . . . .
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dimulainya Tahun Ajaran Baru . . . . . . . . . . , maka kita perlu mempersiapkan pembagian jadwal setiap mata pelajaran untuk semua guru. Hal ini akan segera dibahas dalam rapat yang harus diikuti oleh semua Bapak/Ibu guru.
Maka dari itu, bersama ini kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu Guru untuk bisa hadir pada rapat yang akan dilaksanakan pada :
| Hari/Tanggal | : | |
| Waktu | : | |
| Tempat | : |
Mengingat pentingnya topik pembahasan rapat ini, maka diharapkan kehadiran Bapak/Ibu guru sekalian pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan.
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Kepala Sekolah . . . . . . . . . .,
(Nama dan Tanda Tangan).
NIP. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Penutup
Penggunaan surat undangan dinas memang masih seringkali kita temukan, baik oleh sekolah, perusahaan, dinas pemerintahan, dan berbagai pihak lainnya.
Jenis surat resmi yang satu inipun harus ditulis sesuai dengan format surat resmi dan menggunakan isi surat yang singkat, padat, dan jelas. Itulah tadi beberapa contoh surat undangan dinas yang bisa anda pergunakan sebagai bahan referensi.
