Manjakan. Dalam suatu instansi pemerintahan pengelolaan arsip sangatlah penting, terutama dalam hal pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang menjadikan sebuah komunikasi dalam sebuah unit kerja dan juga surat tersebut menjadi informasi penting bagi suatu lembaga. Surat masuk meliputi kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan.
Sedangkan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman,
Tujuan dan Fungsi Arsip
Tujuan dan Fungsi Arsip adalah untuk melakukan pengelolaan terhadap berkas dan , karena apabila tidak adanya pengelolaan kearsipan mengenai hal itu maka kegiatan rutin kelangsungan kerja sehari-hari tidak akan berjalan lancar juga sebagian surat beserta lampirannya tidak tersusun dengan baik, pada akhirnya mendapatkan kesulitan dalam melakukan pencarian data untuk pelaporan.
Apa itu pengertian arsip?
Kata arsip asal katanya serapan dari bahasa Belanda archief yang bersumber dari bahasa Yunani archeion artinya gedung atau tempat menyimpan sesuatu. Dari kata arsip berkembanglah kata imbuhan seperti kearsipan, pengarsipan, arsiparis dan, ilmu kearsipan.
UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 dan 2 menerangkan bahwa, “Arsip adalah merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”
Jadi kesimpulannya, pengertian Arsip secara umum adalah merupakan kumpulan berkas maupun surat yang mengandung informasi di dalamnya dan memiliki nilai guna dalam melaksanakan tugas, pokok dan fungsinya suatu lembaga, kemudian disimpan, diklasifikasikan, ditata, dan diatur dengan sebuah metode tertentu secara sistematis supaya setiap kali diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
Contoh Implementasi arsip
Dalam penciptaan surat terdapat dua jenis yaitu surat masuk dan surat keluar, surat masuk adalah surat yang diterima dari organisasi/instansi maupun seseorang yang berasal dari luar organisasi/instansi, kemudian surat keluar adalah surat yang diciptakan dari internal organisasi/instansi tersebut.
Pengelolaan Surat Masuk
Supaya surat masuk tersebut tertata dengan baik, ada beberapa cara dalam pengelolaan surat masuk, yang berkaitan langsung dengan penciptaan arsip dinamis, berikut pengelolaan surat masuk menurut Basir Barthos (2007 : 19) yaitu :
- 1.Petugas penghimpun
- 2. Penyortiran
- 3. Pencatat
- 4. Pengarah
- 5. Pengolah
- 6. Penata arsip.
Pengelolaan Surat Keluar
Supaya Surat Keluar tertata dengan baik, ada beberapa cara kegiatan pengelolaan surat keluar yang berkaitan langsung dengan penciptaan arsip dinamis, yaitu :
- 1.Pembuatan konsep surat
- 2. Pengetikan surat
- 3. Pelipatan dan penyampulan
- 4. Pembubuhan alamat
- 5. Pencatatan surat
- 6. Pengiriman dan penyimpan surat
Pengarsipan pada lemari arsip
Dalam melakukan filing di lemari arsip menurut Basir Barthos (2007: 44) membagi 5 pokok sistem penyelenggaraan filing yaitu:
- 1. Sistem abjad
- 2. Sistem subyek
- 3. Sistem geografis
- 4. Sistem nomor
- 5. Sistem kronologis
Perlu kita ketahui bahwa, penyimpanan dan penataan surat masuk maupun keluar merupakan kegiatan utama arsip dinamis, dalam pengelolaan tersebut diperlukan sistem dalam melakukan penyimpanan juga penataan arsip secara terklasifikasi, supaya dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat pada saat diperlukan oleh lembaga tersebut.
Sekian informasi manjakan .com yang bisa kita sampaikan dengan mengambil berita dari beberapa sumber .Acd
