Ini Dia Cara Membuat dan Menulis Nomor Surat yang Benar

Cara Membuat dan Menulis Nomor Surat – Pernahkah kita memikirkan seberapa pentingnya nomor surat? Pada surat non formal memang penggunaan nomor tidak begitu diharuskan.

Namun, dalam pembuatan surat-surat resmi nomor surat merupakan bagian penting yang tidak boleh dilewatkan atau dituliskan sembarangan.

Masing-masing angka atau huruf yang terdapat pada bagian nomor surat dapat menjadi kode tentang pembuatan surat itu sendiri.

Untuk kamu yang berkecimpung dalam dunia surat menyurat atau ingin mempelajari pembuatan surat kamu harus benar-benar memperhatikan nomor yang hendak kamu buat.

Nomor surat sendiri memiliki berbagai tujuan informasi seperti, jenis, siapa yang membuat, bulan dan tahun pembuatan serta jumlah surat yang telah dibuat.

Selain bertujuan menyampaikan informasi dalam bentuk kode ternyata nomor surat juga bermanfaat dalam mempermudah penyimpanan, pencarian dan pencatatan surat masuk dan keluar serta hal lainnya yang dibutuhkan dalam pengarsipan.

Untuk mempermudah pemahaman dalam membuat dan menulis nomor surat mari kita simak uraian berikut!

1. Memahami Komponen Nomor Surat

Jika kita lihat nomor surat sendiri biasanya di pisahkan oleh tanda miring (/). Ternyata tiap nomor maupun huruf yang dipisahkan dengan tanda tersebut memiliki makna yang berbeda. Untuk itu kita perlu mengetahui apa-apa saja yang menjadi komponen dalam penulisan nomor surat itu sendiri.

Umumnya nomor surat itu terdiri atas :

• Kode nomor surat,
• Nomor urutan surat yang dikeluarkan,
• Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
• Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi),
• Tahun berjalan.

Dalam penulisan nomor surat resmi, ke-5 komponen tersebut harus tercantum dan terpisah oleh garis miring (/).

2. Format Penomoran Surat Keluar

Setelah mengetahui komponen dalam nomor surat, hal selanjutnya yang harus kita perhatikan yaitu format penomoran surat keluar dimana nomor ini menjadi kode penyampai informasi tentang jenis surat yang kita keluarkan.

Berikut cara membuat penulisan format penomoran surat keluar :

1. Surat Keputusan (SK) : 01 (inilah kode nomor surat)
2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15

Artinya dalam menulis nomor kita harus mengikuti kode-kode diatas untuk setiap jenis suratnya. Misalnya nomor 01 sebagai nomor untuk surat penginformasian keputusan. Kode surat ini kita letakkan pada bagian paling awal setelah “Nomor : … (diisi kode surat)”.

3. Contoh Penulisan Nomor Surat yang Sesuai

Setelah menyimak beberapa uraian diatas tentu kita sudah memiliki beberapa gambaran tentang penulisan nomor surat. Untuk mempermudah pemahaman kembali, kita akan menuliskan nomor surat resmi beserta penjabarannya.

Contoh:

Nomor : 01.004/SMA-SM/V/2018

Selanjutnya akan kita bagi dalam contoh komponen surat satu persatu dalam bentuk keterangan sebagai berikut :

• 01 : Kode nomor surat keluar (01 maka surat ini jenis surat keputusan).
• 004 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (004 maka surat ini adalah surat ke empat yang dikeluarkan).
• SMA-SM : Nama profil lembaga yang mengeluarkan surat (SMA Suka Maju).
• V : Bulan berjalan dalam angka romawi.
• 2018 : Tahun berjalan.

Hal selanjutnya yang perlu kita ketahui yaitu bagaimana penempatan nomor pada surat resmi.Nomor surat dituliskan pada bagian awal surat sejajar kebawah dengan penulisan lampiran dan halaman surat.

Contoh :

Nomor        : 01.003/SMA-SM/V/2018

Lampiran   : –

Perihal        : Keputusan Anggota Pengurus OSIS Periode 2018/2019

Beberapa penjelasan diatas merupakan contoh dari cara membuat penulisan nomor surat yang umum. Sedangkan pada keperluan sehari-hari penulisan nomor dapat disesuaikan dengan kebutuhan instalansi yang membuat surat serta tidak heran jika nantinya ditemukan penulisan nomor yang berbeda dengan cara-cara yang telah dibahas di atas.

Dalam penulisan surat dari lembaga-lembaga tertentu biasanya menyertakan kode penerima surat apakah si penerima bagian internal atau eksternal dari lembaga tersebut. Kode penerima tersebut dituliskan dengan urutan nomor urut surat, kode penerima (bagian internal atau eksternal lembaga pembuat surat), kode perihal dan tahun berjalan.

4. Contoh Penulisan Nomor Surat Perintah dan Surat Tugas

Susunan penomoran Surat Perintah dan Surat Tugas adalah sebagai berikut:

1) Nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);

2) Kode jabatan penandatangan;

3) Bulan (ditulis dalam dua digit);

4) Tahun terbit.

5. Penomoran Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat di bawah Menteri/ Pimpinan Instansi

Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat di bawah pimpinan instansi terdiri dari

1) kode derajat pengamanan Surat Dinas;

2) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim);

3) singkatan/akronim instansi;

4) singkatan/akronim satuan organisasi/unit kerja pemrakarsa;

5) kode klasifikasi arsip;

6) bulan;

7) tahun terbit.

Setiap bagian memiliki fungsi yang sangat penting, yang berhubungan dengan file. Setiap lembaga atau organisasi berhak untuk mengambil sistem surat / penomoran aturan yang bebas untuk melakukannya, selalu keluar dari aturan umum sistem penomoran surat, dalam bentuk kode angka/huruf dan singkatan.

Demikian penjelasan dari manjakan.com mengenai penomoran surat, semoga bisa membantu kalian yang sedang kesulitan untuk melakukan penomoran surat.